Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. BOE 16-02-2015
Dada la
trascendencia, tanto pública como privada, que tiene la legalización de libros contables,
de actas y otros que de forma obligatoria conforme a la normativa vigente deben
llevar los empresarios, resulta conveniente unificar
criterios en
esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los
cuales debe producirse esta legalización, dando respuesta también a la Ley
20/2013, de 9 de diciembre, de garantía de la unidad de mercado, al reforzar la
seguridad jurídica que proporcionan unos criterios procedimentales únicos y
uniformes para la legalización de libros obligatorios de todas clases de los empresarios,
que va a redundar en una mayor claridad, no sólo para los funcionarios competentes
encargados de dicha legalización, sino también para todos los operadores jurídicos
que se relacionan con la materia y por ende en una mayor economía y seguridad
en todos los trámites de legalización, que es lo que pretende el nuevo
sistema de legalización establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre,
de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Por otra parte, la
Instrucción de 31 de diciembre de 1999, de la Dirección General de los Registros
y del Notariado, sobre legalización de libros en los Registros Mercantiles a
través de procedimientos telemáticos, estableció el formato y los requisitos
que deben cumplir los soportes que contengan los ficheros relativos a los
libros que se presentan para su legalización en el Registro Mercantil. Se hace
necesario un nuevo formato que empaquete los archivos
que conforman la legalización en un archivo comprimido, aportando simplicidad,
ahorro de tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación
telemática, el cual se establece en la presente Instrucción.
Por todo ello, en
ejercicio de las competencias atribuidas a este Centro Directivo por los artículos
260 y siguientes de la Ley Hipotecaria en materia de organización y
funcionamiento de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes
Muebles, así como por el Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se
desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia, y previo
informe del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España,
se dictan las siguientes Instrucciones:
Primera.
El
sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados
por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo
18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización,
será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases
respecto de ejercicios
abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha
de entrada en vigor de la ley
Segunda.
Conforme al citado
artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos
los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán
cumplimentarse en soporte electrónico.
Tercera.
La presentación de
dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón
del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro
de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Cuarta.
No podrán legalizarse
para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013,
libros
En
cuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también
en blanco, y formados por hojas móviles.
Quinta.
Respecto de
ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible
la legalización de libros en soporte papel o en soporte
electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
Sexta.
Los
libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser
utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes
de 29 de septiembre de 2013.
Una vez finalizado
este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia
que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la
incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de
administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos
del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la
Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos
libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social
citado,
asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá
igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos,
contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
Séptima.
Todas
las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo
las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados
a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte
electrónico y ser presentados de forma telemática para
su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio
social.
Octava.
En cada ejercicio se
deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho
libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad,
o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que
en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del
ejercicio.
Novena.
En cualquier momento
del ejercicio social se podrán legalizar libros de
detalles de actas con actas del ejercicio corriente a
efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de
que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria
estas actas.
Décima.
Los libros registros
de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en
blanco,
podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre
participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de
2013.A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente
establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe
incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, a los efectos del artículo
334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 28.3 de la Ley 14/2013, de 27 de
septiembre. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil,
se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la
titularidad inicial de los fundadores. Una vez
legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo
libro
en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se
haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las
participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las
mismas.
En dichos libros
deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso,
incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de la constancia de la
nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se
trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión.
Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único
con la sociedad.
Undécima.
Podrán
ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que
lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
Duodécima.
De la misma forma podrán
legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de
socios, aunque resulte
del libro presentado a legalización que no ha sido
legalizado el libro
inicial.
Decimotercera.
A efectos de
rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se deberá incluir en
el fichero correspondiente del envío de rectificación, un archivo en el que
conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del
error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos
correctos.
Decimocuarta.
En caso de pérdida,
sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o
acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los
libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia
policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos
efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la
legalización de los libros.
Decimoquinta.
Las sociedades,
cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro
de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con
la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con
arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte
de los archivos del registro, podrán incluir en
los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las
actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha
de cierre.
El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales.
A estos efectos podrá incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en
la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización
ahora se solicita.
Decimosexta.
El soporte
electrónico al que alude el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre,
deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de
los distintos ficheros se especifican en el anexo I. A estos efectos se señala
la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web
registradores.org, como medio de envío telemático.
Decimoséptima.
La información
presentada relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el objeto
de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o
sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones
en el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante
la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del
algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234).
Decimoctava.
Las firmas de quienes
autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros
cuya legalización se solicita deberán reunir los requisitos establecidos en la
legislación vigente en materia de firma electrónica reconocida y con la
preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.
Decimonovena.
El Registrador
calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los
ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el
algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros coinciden con el
que consta en la relación de libros presentada.
Vigésima.
El
contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajustará
a lo establecido en esta Instrucción. De lo contrario, el Registrador suspenderá la
legalización de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro
Mercantil.
Vigesimoprimera.
Si no mediaran
defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que, bajo su
firma,identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales
y expresará los libroslegalizados, con identificación de su clase y número, la
firma digital generada por cada uno de
ellos y los datos de
la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones.
En su caso, hará constar que la legalización se ha solicitado fuera
del plazo legal conforme a lo que establece el artículo 333 del Reglamento del
Registro Mercantil. El Registrador hará mención expresa en la certificación que
el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y
formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a
efectos probatorios.
Vigesimosegunda.
A los efectos de lo
establecido en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de
prueba, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente
soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los
libros presentados a legalizar, imprimirá una
copia en papel de ellos y certificará, a solicitud de parte interesada o por
mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el
soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma
digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero
de legalizaciones.
Vigesimotercera.
Cuando por problemas
técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía
telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro
mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las
siguientes requisitos.
) a) Debe
existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía
telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de
Registradores.
) b)Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales
en el mercado.
c) Los ficheros de los libros
presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos que
respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo
I.
d) Se deberá presentar la instancia de
solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético del
artículo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustará al modelo
especificado en el anexo II. A la instancia de legalización se acompañará una
relación de libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma
digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo de huella
digital SHA256 (RFC 6234). La relación se ajustará al
modelo establecido
en el anexo III.
Vigesimocuarta.
Sin perjuicio de lo
anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre
de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando por
justa causa no
sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria
o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en
formato papel, en
el plazo establecido legalmente, de libros
formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo
333 del Reglamento del Registro Mercantil. Vigesimoquinta.
Los libros no
obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio, deberán
serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente Vigesimosexta.
Las anteriores reglas
serán también de aplicación para la legalización de libros
de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de
cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a
llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
Vigesimoséptima.
Cualquiera que sea la
entidad respecto de la que se lleve a cabo la legalización de los libros presentados,
el registrador será responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas
de la vigente legislación sobre protección de datos.
Madrid, 12 de febrero
de 2015.–El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco
Javier Gómez Gálligo.
www.romardata.com
